Tecnologia da informação...

Tecnologia da informação e recursos humanos

Autor: Cesar Roberto Silva

1. INTRODUÇÃO

Para Abreu e Resende (2001) foi-se a época em que RH era responsável, apenas, pela folha de pagamento, admissões e demissões, bem como a TI responsável, tão somente, em informatizar os departamentos, adquirindo computadores, impressosas, instalando software e ligando-os em redes que já era suficiente para a empresa funcionar e, as áreas fazendo isso, cada uma "no seu quadrado". Sendo que até para elaboração e emissão de folha de pagamento necessitava-se de sistema, ou seja, de TI.

Os tempos mudaram, as organizações passaram a estimular e valorizar cada vez mais o autodesenvolvimento de seus colaboradores, entrando, assim na Era do Conhecimento. Surgiram as necessidades de distribuir, gerir e mensurar o conhecimento corporativo e, para isso, as ferramentas tecnológicas era imprescindíveis.

As duas áreas de apoio, compostas por atividade-meio da empresa, tão distintas que continuaram separadas por muito tempo e que normalmente se encontravam fisicamente distantes suas salas ou escritórios dentro das organizações, aliaram-se e passaram a ser consideradas as áreas mais estratégicas da organização e tornaram-se cruciais para a atividade-fim de uma empresa, a qual não sobreviveria sem um sistema eficaz e pessoas preparadas.

Este trabalho pretende explanar sobre a relação entre as áreas da TI e RH que vem dado certo em muitas empresas que visam à competitividade e a sustentabilidade de seus negócios.

2. O ANTES: CENÁRIO ANTERIOR - RH VERSUS TI

O cenário anterior de RH e TI eram bem adversos, cada área cuidava de seus subsistemas como algo independente de tudo e de todos. Era um cenário repleto de encontros em corredores e refeitório da empresa, desencontros, amor e ódio, disputa de poder dentro da empresa, momento de glórias e melancolia, como um verdadeiro filme de época.

Para Alfieri e Eira (2002), este cenário criou-se em virtude da área de RH acreditar que os recursos e ferramentas tecnológicos seriam meramente informativos, restringindo-se a sistemas de gestão de pessoas, tais como controle de contratações, dados cadastrais, folha de pagamento e gestão do ponto, ou seja, dados e informações que precisariam ser interpretados e adaptados para se tornarem um instrumento gerencial, através da aplicação de algum tipo de sistema de informação.

Desta forma, RH solicitava à área de TI somente o necessário e quando realmente precisava dos serviços da outra área de apoio para tratar de assuntos pertinentes a problema no sistema da folha de pagamento ou para resolver problemas com a impressora. Tais solicitações, que eram encaminhadas para a área de TI e, muitas vezes, não eram atendidas em sua plenitude e o tempo de resposta não correspondia à necessidade de demanda. Sendo assim, RH acabou por se distanciar das constantes mudanças tecnológicas e conseqüentemente da área de TI.

Por outro lado, sob o ponto de vista de TI, a atuação da área de RH era simplesmente operacional, com profissionais que não sabiam escolher e/ou utilizar os recursos de TI disponíveis. Além disso, as necessidades das áreas mais estratégicas, ligadas diretamente a atividade-fim da empresa, como marketing, comercial, produção ou operacional, passaram a ser cada vez maiores, resultando no desenvolvimento de sistemas de informação altamente sofisticados, como CMR (Customer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management) e ERP (Enterprise Resource Planning), entre outros. E com isso, TI deixava as solicitações da área de RH em segundo plano, afastando-se também desta área. (Sordi, 2003)

Ainda para Alfieri e Eira (2002), mesmo com a globalização, mudanças no estudo dos tempos e movimentos, imposto por Taylor e Fayol e, a grande valorização do desenvolvimento dos colaboradores na Era do Conhecimento Corporativo, nas maiorias dos casos, TI e RH continuam separados, disputando entre si o poder e o título da área de apoio mais indispensável dentro de uma organização.

Alguns profissionais de RH ainda insistem em ignorar as facilidades da intranet, internet e um bom sistema de informação, enquanto seus companheiros de TI continuam a acreditar que sistemas de gestão do aprendizado os famosos LMS (Learning Management System), ou ainda a utilização de recursos de comunicação eletrônica, como vídeos, computação gráfica, chats, videoconferência entre outros, representam apenas um modismo sem importância para o processo de formação e capacitação de profissionais. (Alfieri e Eira, 2002)

Sendo assim, o cenário de implantação de um projeto de gestão do conhecimento ou a contratação de um profissional da área de TI passava a ser desgastante longa e repleta de expectativas frustradas e de problemas de comunicação entre as duas áreas. E quando a empresa implantava um projeto de gestão de conhecimento e as expectativas não são atingidas, RH e TI trocam acusações e "farpas" que vão da falta de empenho técnico à insanidade dos objetivos do projeto. Desta forma, quando o projeto era bem-sucedido, as áreas agiam como verdadeiras concorrentes, uma tentando roubar o brilho do sucesso da outra.

3. O DEPOIS: CENÁRIO ATUAL - RH E TI JUNTOS

"Depois da tempestade... vem à bonança", já dizia o salmo 126 da Bíblia. E foi isso que aconteceu com a necessidade das áreas de TI e RH consolidarem uma aliança e unirem-se em prol da sobrevivência, desenvolvimento mútuo e competitividade corporativa e sustentável do negócio o qual estão inseridas. E esta união fez a força em muitas organizações que almejam sobrevivência e competitividade no mercado, considerando estas duas áreas de apoio tão cruciais e vitais para a atividade-fim da empresa.

Para Alfieri e Eira (2002), o relacionamento entre RH e TI tornou-se transparente e, partir do momento em que os conceitos tecnológicos introduzidos nas organizações pela revolução da internet (web) foram definitivos e abrangentes em todas as áreas da empresa: da recepção até o chão de fábrica. Isso significa que os profissionais de RH deveriam desenvolver melhor suas competências neste patamar técnico, para que estivessem aptos e preparados para saber escolher, avaliar e utilizar os recursos tecnológicos disponíveis, podendo atuar mais estrategicamente.

Quanto aos profissionais de TI, seria necessária a consciência de que os recursos utilizados para disponibilizar conhecimento, como vídeos, áudio e até mesmos os jogos de negócios, são ferramentas essenciais para propiciar um alto nível de retenção e aproveitamento dos programas de formação e capacitação de profissionais.

Isso significa no cenário atual que a disponibilização de informações via internet/ intranet não poderá ser simplificada a somente páginas de texto e pequenas animações. Um sistema de avaliação de desempenho não poderá ser encarado apenas como um formulário HTML que permita itens de múltipla escolha.

A área de TI engaja-se com a implantação da ferramenta de difusão do conhecimento e passa a compreender as reais necessidades de RH e assim, oferecer a melhor solução tecnológica disponível, sem comprometer a operação de sistemas críticos. E a partir desta conscientização da utilização correta de metodologia de aprendizado eletrônico através do famoso E-Learning, concretiza a união entre a Tecnologia da Informação e Recursos Humanos. (Alfieri e Eira, 2002)

Os profissionais das áreas de RH e Ti passaram a ser vitais para a empresa: TI pelo fato administrar e zelar dados que tornam os negócios mais competitivos, mantendo uma estrutura em funcionamento e segurança, através da gestão de banco de dados, softwares de gestão (CRM, SCM, ERP, COSMOS, WMS), infraestrutura tecnológica, rede de telecomunicações e sistemas de gestão integrados (SGI). Respectivamente, RH por ter a missão de contratar, formar e preparar profissionais que saibam escolher, avaliar e utilizar tais controles gerenciais e manter a estrutura em funcionamento.

Os profissionais de ambas as áreas passam a ser valorizados por igual e em muitos casos equiparados pelo nível de responsabilidade dentro da organização, pelo fato da TI mudar sistemas que interferem nos ambientes de trabalho e os resultados aparecem e impressionam e o RH por fazer um trabalho de igual importância no desenvolvimento de pessoas para lidar com tais sistemas, mesmo que o desafio de preparar profissionais não seja tão palpável como desenvolver tecnologia.

4. TI E RH COMO FATORES ESSENCIAIS PARA SUSTENTAÇÃO DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO ORGANIZACIONAL

4.1. TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

Pode-se conceituar a tecnologia da informação como recursos tecnológicos e computacionais para guardar dados, geração e uso das informações. Está fundamentada nos seguintes componentes: hardware e seus dispositivos e periféricos; software e seus recursos; sistemas de telecomunicação; e gestão de dados e informação (STAIR, 1996; LAUDON; LAUDON, 1996; O'BRIEN, 2011). Todos esses componentes interagem e necessitam do componente fundamental que é o recurso humano, peopleware ou humanware. Embora conceitualmente esse componente não faça parte da tecnologia da informação propriamente dita, sem ele essa tecnologia não teria funcionalidade e utilidade.(RESENDE; ABREU, 2006).(REZENDE, 2008, p. 108-109).

A tecnologia da informação é o primeiro fator essencial ou recurso sustentador para a integração do Planejamento Estratégico de Informações e da Tecnologia da Informação ao Planejamento Estratégico de Recursos Humanos e da empresa, pelo fato de poder mensurar benefícios organizacionais; suportar objetivos organizacionais; eliminar barreiras de tempo e distância; implementar atividades organizacionais; compartilhar recursos; tornar a organização mais competitiva; dar consistência aos planos organizacionais; potencializar estratégias; capacitar pessoas; facilitar atividades; gerenciar processos; contribuir na competitividade da organização; sustentar novas tecnologias; beneficiar a organização; direcionar recursos organizacionais; auxiliar na eficiência e excelência organizacional; desenvolver aplicações e novas tecnologias na organização; direcionar negócios ou serviços; obter vantagens competitivas; realizar metas estratégicas e compromissos organizacionais; entender dos negócios ou serviços e dos clientes e consumidores ou cidadãos; gerar estratégias de sucesso com visão organizacional. (Rezende, 2008).

4.2. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E SISTEMAS DE CONHECIMENTOS

Os sistemas de informação dizem respeito ao conjunto de partes que manipulam dados e geram informações. Ou também, o conjunto de software, hardware, recursos humanos e respectivos procedimentos que antecedem e sucedem o software. Tem como maior objetivo o apoio nos processos de tomada de decisões na organização e o seu foco está direcionado ao principal negócio empresarial ou atuação pública (KENDALL; KENDALL, 1992; KROENKE, 1992; O'BRIEN, 2001). Genericamente, os sistemas de informação podem ser classificados em operacional, gerencial e estratégico (STAIR, 1996; LAUDON; LAUDON, 1996; REZENDE; ABRE, 2006).(REZENDE, 2008, p. 107-109).

Os sistemas de informação e os sistemas de conhecimentos são o segundo fator essencial ou recurso sustentador para a integração do Planejamento Estratégico de Informações e da Tecnologia da Informação ao Planejamento Estratégico de Recursos Humanos e da empresa, pois pode facilitar inovação e mudança organizacional; contribuir na realização dos objetivos organizacionais; possuir informações para os postos de trabalho de decisão; possibilitar aplicações de visão sistêmica; elevar a intensidade informacional sobre a cadeia de valores da organização e sobre produtos e/ou serviços; permitir acuracidade de tempo da informação; processar, armazenar e disponibilizar informações estratégicas. (Rezende, 2008).

4.2.1. Sistema de Informações de Recursos Humanos - SIRH

Pode-se definir um Sistema de Informações de Recursos Humanos – SIRH – como a criação, processamento, produção, distribuição e atualização de Relatórios Gerenciais cujas informações são apresentadas de forma estruturada e correlacionada com os objetivos e as aplicações práticas exigidos pela administração dos Recursos Humanos da empresa.(LUCENA, 1995, p. 254).

4.3. RECURSOS HUMANOS

Administrar uma organização é, sobretudo, lidar com pessoas e com a abordagem humanística das teorias das relações humanas e comportamentais. A gestão de pessoas tem sido a responsável pela excelência das organizações bem-sucedidas e pelo aporte de capital intelectual que simboliza a importância do fator humano. O diferencial oferecido pelas organizações é dependente dos recursos humanos que nelas trabalham, de sua capacitação, de sua satisfação e de sua habilidade de gestão. Dessa forma, o capital intelectual, o conhecimento humano e a competência das pessoas constituem valiosos recursos estratégicos organizacionais (BARLOW; MAUL, 2000; FIORELLI, 2000; CARRUTHERS, 2000). (REZENDE, 2008, p.109-110).

Os recursos humanos são o terceiro fator essencial ou recurso sustentador para a integração do Planejamento Estratégico de Informações e da Tecnologia da Informação ao Planejamento Estratégico de Recursos Humanos e da empresa, porque pode estabelecer a relação e a comunicação entre as equipes da tecnologia da informação, equipes usuárias da tecnologia da informação, gestores e alta administração; viabilizar a gestão do processo de mudança organizacional de forma contínua, consistente e íntegra; formar cultura favorável na organização; gerar competências e capacitação do corpo técnico e organizacional; definir perfil profissional; definir e facilitar os papéis e as responsabilidades individuais e em equipe; melhorar e/ou manter a produtividade e a eficiência; defender o uso estratégico da tecnologia da informação; criar ambiente de trabalho com clima proativo; participar do planejamento como atividade compartilhada; educar, treinar e desenvolver constantemente os profissionais; liderar atividades na organização; reconhecer os valores comportamentais e organizacionais; criar compensações pelo treinamento e desenvolvimento de carreira; prover clima favorável a um ambiente de trabalho motivador; valorizar e conhecer a equação humana; estabelecer a dimensão social do alinhamento, com confiança, conhecimento compartilhado, respeito pela opinião dos outros; provocar a vontade, o envolvimento e o comprometimento das pessoas; permitir que os gestores e suas equipes sejam mais participativos e mais agressivos nas suas ações e planejamentos. (Rezende, 2008).

4.4. INFRAESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Para Rezende (2008), cada infraestrutura organizacional possui necessidades de informações diferentes, necessitando de um Planejamento Estratégico adequado a esse contexto organizacional, que envolve diferentes medidas de motivação e de desempenho dos componentes da organização.

Ainda para Rezende (2008), a infraestrutura organizacional compreende o setor de atuação, o tamanho da organização, a estrutura operacional e produtiva, a agilidade de comunicação, a execução das funções organizacionais, a formalização de papéis e responsabilidades e a competência para realização de ações competitivas, inovadoras e empreendedoras. São consideradas a cultura, a filosofia, as políticas adotadas e o poder.

A infraestrutura organizacional é considerada o quarto e último fator essencial ou recurso sustentador para a integração do Planejamento Estratégico de Informações e da Tecnologia da Informação ao Planejamento Estratégico de Recursos Humanos e da empresa, pois juntamente com os outros três fatores essenciais citados anteriormente, constitui a fundamentação do negócio da organização e pode propiciar a visão de oportunidades organizacionais com vantagens competitivas; prover ação coordenada na construção de uma base de conhecimento; definir estratégicas e objetivos organizacionais; controlar e estabelecer análise multifuncional dos processos com procedimentos formalizados; estruturar e gerir efetivamente a organização; descrever limitações dos recursos organizacionais; aplicar a visão essencial na análise de problemas e na busca de soluções inovadoras; solucionar problemas; definir conceitos organizacionais; planejar a organização consistentemente; conhecer vantagens e oportunidades de mercado; definir modelos decisórios modernos e efetivos; atuar como corporação e parceira; facilitar os planos de ação; favorecer as políticas internas; melhorar a imagem da empresa; baixar custos e diferenciar produtos e serviços no mercado; manter a posição no mercado; melhorar as redes de distribuição; monitorar operações; melhorar processos decisórios; mudar constantemente; satisfazer demandas dos consumidores; inovar; integrar negócios e serviços a TI da empresa; liderar segmento; pressionar competidores; crescer no mercado através de marketing compartilhado; solidificar finanças; envolver todos os colaboradores na organização; focar valores de negócio para planejar a organização e a tecnologia da informação; apoiar o planejamento pela alta administração; priorizar a carga de trabalho; desenvolver em conjunto; adequar custos, benefícios, viabilidades e riscos; dinamizar a infraestrutura organizacional de acordo com as necessidades da empresa; compartilhar recursos da empresa; definir parcerias; adaptar a organização à mudança contínua; flexibilizar a estrutura organizacional departamental; planejar de acordo com a missão e os objetivos da empresa; potencializar recursos humanos e tecnológicos a serviço da organização e tomar decisões compartilhadas, sincronizadas e inovadoras de forma competitiva. (Rezende, 2008)

Com o alinhamento destes quatro fatores essenciais ou recursos sustentadores, qualquer organização, independente de seu porte, pode atingir seus objetivos e metas traçados no planejamento estratégico de forma mais efetiva. Esse alinhamento é denominado como alinhamento estratégico (AE) e contempla a sinergia das funções organizacionais de forma interdependente e interdisciplinar; adequação das tecnologias disponíveis; a própria gestão do planejamento estratégico e a Inteligência competitiva e organizacional fortalecido por um capital intelectual formado e preparado para lidar com tais variáveis.

1. 5. A RELAÇÃO DE TI E RH NA TOMADA DE DECISÃO, PRODUTIVIDADE, ALTERNATIVAS DECISÓRIAS, INOVAÇÃO E CONTROLE GERENCIAL

A área de RH vem sendo considerada a responsável pela gestão estratégica de pessoas no ambiente organizacional. Com o redesenho organizacional que conduz a uma série de mudanças na vida profissional das pessoas, é imperioso que a área de RH também utilize a TI para alavancar seu processo de mudança, integrando seus subsistemas, com o intuito de reforçar a condução estratégica da organização. E com isso a "união faz a força"!

A implantação de TI em RH ou RH em TI cria situações interessantes dentro de uma organização:

• Uma Tecnologia da Informação com gestão de pessoas, pois nem todos os departamentos de uma empresa não vivem só de pensamento e raciocínio lógico. Para que ela funcione a contento, respondendo à altura dos projetos solicitados, é preciso cuidar da gestão das pessoas ali envolvidas.
• Uma Tecnologia da Informação humanista, pois se acredita ainda que os profissionais de TI não estejam preparados para gerenciar ou lidar com pessoas. A área forma, por essência, profissionais valorizados pelas suas competências técnicas.
• Os Recursos Humanos racional, com a implantação da TI em subsistemas de RH, faz com que a área reflita de forma racional sobre a forma de como os processos de gestão de pessoas são realizados, visto que os sistemas de informação podem contribuir para a reformulação e reestruturação dos processos geridos pela área, adotando assim, a responsabilidade de aperfeiçoar a eficiência e a eficácia de suas atividades e, conseqüentemente, de toda a organização.
• Os Recursos Humanos tecnológico, pois a TI passa a servir de apoio nos processos de recrutamento, desenvolvimento e manutenção de RH, assim como no planejamento e gerenciamento das relações trabalhistas, no empowerment dos funcionários, pela disponibilização da informação no tempo certo, com qualidade, credibilidade e confiabilidade das informações e custo adequado, e no desenvolvimento de equipes pelo autogerenciamento.

O RH precisa de um sistema de informações alicerçado pela TI, para que os demais setores da organização assumam a atribuição de gerir pessoas, responsabilidade que era exclusivamente imposta ao RH e, que auxilie na tomada de decisões, na produtividade, na inovação, nas alternativas decisórias e no controle gerencial. O sistema de informação de RH possibilita ao gestor das áreas analisar e monitorar as tendências e suas respectivas implicações para estratégia empresarial, evitando-se tomada de decisão baseada nas impressões ou apenas na experiência empírica e não sistematizada.

5.1. CONSEQUENCIA DA RELAÇÃO DE TI E RH NA TOMADA DE DECISÃO

Em relação à tomada de decisão, a TI auxilia a área de RH a: descrever as características dos problemas que ocorrem; identificar problemas que necessitam de maior atenção, através de sistema FNC (Fatores de Não Conformidade); mapear os limites dos problemas; ordenar os problemas identificados na gestão de RH; implementar a decisão tomada; rever a decisão implementada; escolher a melhor alternativa para a solução do problema; gerar diferentes alternativas para o mesmo problema; estabelecer critérios de avaliação das alternativas de decisão; adaptar novas informações a uma decisão; avaliar o desempenho da área de RH e demais áreas.

5.2. CONSEQUENCIA DA RELAÇÃO DE TI E RH NA PRODUTIVIDADE

Em relação à produtividade, a TI auxilia a área de RH a: economizar tempo; aumentar a produtividade; satisfazer as necessidades do cliente interno.

5.3. CONSEQUENCIA DA RELAÇÃO DE TI E RH NAS ALTERNATIVAS DECISÓRIAS

Em relação às alternativas decisórias, a TI auxilia a área de RH a: medir as alternativas de decisão; analisar as alternativas de decisão; traçar alternativas para a tomada de decisão; melhorar o serviço prestado pelo RH ao cliente interno.

5.4. CONSEQUENCIA DA RELAÇÃO DE TI E RH NA INOVAÇÃO

Em relação à inovação, a TI auxilia a área de RH a: criar novas idéias; ter novas idéias sobre gestão de RH; selecionar a alternativa mais adequada; pesquisar idéias inovadoras.

5.5. CONSEQUENCIA DA RELAÇÃO DE TI E RH NO CONTROLE GERENCIAL

Em relação ao controle gerencial, a TI auxilia a área de RH a: controlar o processo de trabalho da área de RH e demais áreas; acompanhar e avaliar uma decisão implementada; permitir realizar mais trabalho do que seria possível sem a TI; melhorar os controles gerenciais da área de RH e demais áreas da empresa.

1. 6. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Desta forma, conclui-se que as áreas de RH e TI nasceram uma para a outra e ambas se completam e complementam as demais áreas de atividade-meio e atividade-fim da organização. Não há empresa eficiente sem um sistema de informação eficaz e sem pessoas formadas e preparadas para isso.

As estratégias empresariais alinhada com a TI e RH levam a organização a uma vantagem mais competitiva, que interligam a cadeia de valores (sócios, clientes, colaboradores, fornecedores, instituições, mercado e sociedade). Sem sistema de informação e sem pessoas, isso seria impossível acontecer. As áreas de TI e RH como atividades de apoio tão indispensáveis na organização, transformam processos de trabalho, definem políticas de conduta e direcionam a empresa. E os impactos dessa aliança sustentam as estratégias da organização.

Faz-se necessário reconhecer que as práticas de gestão de RH baseadas nos negócios da empresa, na medida em que a mesma cresce e se modifica, para que seja eficiente, tem que crescer junto com a organização. Com isso todos os aplicativos e componentes de gestão de RH, os sistemas e as práticas apoiadas por uma área de TI efetiva, devem ser eficientemente organizados e interligados para que forneçam suporte uns aos outros (áreas de atividade-meio e áreas de atividade-fim).

Por isso, é imprescindível que a organização desenvolva práticas, modelos, sistemas e planejamento estratégico de TI para aplicação em RH e vice-versa, visando competitividade e sustentabilidade do negócio no mercado.

1. 7. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ALFIERI, Marcello e EIRA, Marcelo Augusto. Informação: RH e TI – uma relação de amor e ódio. RH Em Síntese, Nº 44 – ano VIII – Jan/ Fev 2002 – p.12 e 13.

LUCENA, Maria Diva da Salete. Planejamento de Recursos Humanos. São Paulo: Atlas, 1999.

REZENDE, Denis Alcides. Tecnologia da Informação e Planejamento Estratégico. Rio de Janeiro: Brasport, 2008.

SORDI, José Osvaldo de. Tecnologia da Informação Aplicada aos Negócios. São Paulo: Atlas, 2003.

Sites:

http://www.canalrh.com.br/revista/revista, acesso em 17/12/2011, às 16h27min.

http://www.hsm.com.br/artigos/ate-o-rh-esta-abracando-ti, acesso em 17/12/2011, às 17h00min.

/ti-artigos/tecnologia-da-informacao-e-recursos-humanos-5498554.html

Perfil do Autor

Graduado de Gestão de T.I, pela Universidade do Sul de Santa Catarina na grande Florianópois e Pós Graduado em Gestão de Empresa e Gestão de Pessoas, pela Universidade Avantis em Balneário Camboriú.

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